Het gesprek als duo voeren

Tips die je we je graag meegeven om het maximale uit de samenwerking te halen!

Als leerkracht voer je regelmatig oudergesprekken. Deze gesprekken zijn belangrijk voor de ontwikkeling van de leerlingen en de samenwerking en relatie met ouders.

Sommige gesprekken wegen zwaarder dan andere. Bijvoorbeeld omdat je weet dat ouders en jij niet op één lijn zitten, omdat je weet dat jullie een besluit of advies gaan delen wat niet aansluit bij de verwachting van ouders, omdat je weet dat gesprekken nog wel eens verhit kunnen raken.

Dan is het fijn om het gesprek niet alleen, maar samen met een collega te voeren.

En hoe zorg je dan, dat je maximaal gebruik maakt van de samenwerking tussen jou en jouw collega?

In dit artikel geven we je praktische tips om effectief gebruik te maken van elkaars kwaliteiten tijdens oudergesprekken, en hoe je zowel de inhoud als het proces van het gesprek kunt optimaliseren.

Inhoud en Proces: de twee peilers van een oudergesprek

Wanneer je samen het gesprek gaat voeren, is het effectief om samen de rollen te verdelen. Wij hanteren daarin de verdeling waarbij de één zich richt op de inhoud en de ander op het proces.

Inhoud: hiermee bedoelen we de onderwerpen die daadwerkelijk op de agenda staan. Dit kan gaan over de voortgang van een leerling, gedragsproblemen of de ondersteuning die nodig is. Het is essentieel dat je je goed voorbereidt op dit deel van het gesprek, zodat je alle benodigde informatie bij de hand hebt en de ouders duidelijk kunt informeren over de ontwikkeling van hun kind.

Proces: hiermee bedoelen we de manier waarop het gesprek wordt gevoerd. Dit omvat spelregels aan tafel, de omgangsvormen, het bewaken van de tijd, het achterhalen van ‘de vraag achter de vraag’, het in kunnen spelen op het non-verbale en opvallende woorden of zinnen en het zorgen voor een respectvolle sfeer.

Het proces is minstens zo belangrijk als de inhoud, omdat een goed proces ervoor zorgt dat de inhoud effectief overgebracht en begrepen wordt.

Samen Sterk: werk krachtig samen in gesprekken!

Wanneer je samen met een collega een oudergesprek voert, is het effectief om rollen goed te verdelen. Wie houdt zich bezig met de inhoud en wie met het proces? Door deze zaken van tevoren af te stemmen, kunnen jullie elkaar aanvullen en versterken.

Tips voor een Effectieve Samenwerking

1. Bereid je gesprek voor – bepaal het doel. Kom samen tot een agenda. Bespreek van tevoren wat de belangrijkste punten zijn die jullie willen bespreken en welk doel jullie daarbij voor ogen hebben. Bespreek wie welke rol op zich neemt. Dit zorgt voor een duidelijke focus tijdens het gesprek.

2. Plan realistisch en bewaak de tijd.

Plan realistisch. Jij kunt wellicht 5 punten in 30 minuten bespreken, maar lukt het de ander ook? Degene die het proces bewaakt, bewaakt de tijd en zal een seintje geven als teken om even samen te vatten en verder te gaan naar een volgend punt, of om te sturen richting de conclusie en afronding. Daardoor kan degene die de inhoud bewaakt, zich maximaal kan concentreren op wat er besproken wordt.

3. Wees voorspelbaar.

Soms is het nodig om vooraf een aantal spelregels te communiceren. Omdat je bijvoorbeeld van een eerder gesprek weet dat ouders elkaar voortdurend in de rede vallen. Of omdat bij een vorig gesprek moeder haar handen vol had aan haar jonge kinderen die ze had meegebracht waardoor jullie niet tot een goed gesprek kwamen. Wees helder in je uitnodiging en bij de start van het gesprek en wees voorspelbaar in je reactie. Bijvoorbeeld:

‘We spreken met elkaar af dat we elkaar uit laten praten, waar nodig zal ik jullie daaraan herinneren’.

‘Mocht je geen oppas voor je kinderen kunnen vinden, mag je ze even bij juf Denise brengen zodat we samen rustig dit belangrijke gesprek kunnen voeren’.

4. Heb oog voor gedrag en voor wat er níet gezegd wordt

Natuurlijk horen emoties en frustratie er soms bij mogen ouders deze uiten. Een effectieve aanpak daarbij is het kalmeren door aandacht te hebben voor gemoedstoestand, zorgen en beleving. Het is fijn als degene die het proces bewaakt, waar nodig daar extra de aandacht op kan vestigen.

Leerkracht: ‘We zijn bij elkaar om het te hebben over het gedrag van Paula. Het is ons opgevallen dat ze veel moeite heeft om zich staande te houden in de groep en heeft weinig aansluiting’

Ouder: Pfff…nou, niet iedereen kan 10 beste vrienden hebben, toch? <zucht en kijkt weg>

Stel, de collega die gaat over de inhoud gaat nu vertellen over dat 10 beste vrienden ook niet is wat jullie bedoelen, maar dat op basis van observaties etc. er wel een zorg is over sociaal emotionele ontwikkeling. Maar jij ziet – omdat je iets meer ‘vanaf de zijlijn’ deelneem dat de boodschap niet aankomt bij ouders. Dan kun je hier vanuit jouw rol een interventie doen:

‘ik hoor mijn collega u uitleggen hoe we tot dit beeld komen. Voordat we daarop verder gaan, wil ik even bij u checken – hoe is het voor u om dit te horen?’. Dat is een voorbeeld van een interventie op proces.

5. Uitchecken & reflecteren. Check bij ouders hoe zij het gesprek hebben ervaren, met welk gevoel ze nu naar huis gaan of wat ze meenemen uit dit gesprek. Dat is een mooie toevoeging dit je vanuit het proces kunt doen.

Bespreek nadat het gesprek is afgerond met je collega na met een aantal reflectievragen. Bijvoorbeeld:

• Wat had je willen zeggen, maar heb je niet uitgesproken?
• Welk betekenisvol moment hebben jullie waargenomen?
• Was wat prettig in de samenwerking?
• Wat doen jullie een volgende keer anders?

Dit helpt niet alleen om de samenwerking te verbeteren, maar ook om de kwaliteit van de gesprekken met ouders te verhogen.

Conclusie: gesprekken voeren = topsport!

Oudergesprekken voeren, is topsport. Het vergt inzet, voorbereiding en een goede samenwerking. Door zowel de inhoud als het proces te optimaliseren, kunnen jullie samen effectievere gesprekken voeren die niet alleen de ouders, maar ook de leerlingen ten goede komen. Dus, voordat je aan dat volgende gesprek begint, neem even de tijd om te overleggen met je collega. Samen staan jullie sterker en dat geldt zeker ook voor de ontwikkeling van de kinderen die jullie onderwijzen!

Met deze tips in je achterhoofd ben je goed voorbereid om het oudergesprek niet alleen als een verplichting, maar als een kans te zien. Maak er het beste van!